Коммуникационное агентство CB Communications Group рассказывает, как подготовиться к видеоконференции в условиях удаленного режима работы.
Весь процесс можно условно разделить на 10 шагов:
1. Планируем мероприятие
- Формат мероприятия (конференция, тренинг, мастер-класс и прочее)
- Количество спикеров
- Параллельные потоки
- Количество участников
- Инструментарий для спикеров
- Инструментарий для зрителей
- Бюджет мероприятия
- Дополнительные опции
2. Определяемся с вариантом организации трансляции
- из зала мероприятия
- из профессиональной студии
- онлайн из любой точки мира (телемост)
3. Выбираем вебинарные комнаты, сравниваем варианты и возможности
- 1 или несколько спикеров
- 1 или несколько потоков
- Максимальное количество зрителей
- Инструменты спикера
- Участие зрителей в общении со спикером (голосование, чат)
Рекомендуем обратить внимание на следующие вебинарные комнаты: Etutorium, Pruffne, Bizon365.ru, Mirapolis, Wiziq, Webinar.fm, Webinar.tw, Webinar.ru, ClickMeeting, Comdi, Mind, Meetcheap, Websoft, GoToMeeting, Onstream Webinars.
4. Подбираем платформы
При подборе площадки мы рекомендуем обратить внимание на:
- «Опыт» площадки и ее функционал
- Объемы вебзалов/тарифы и скрытые платежи, возможность быстрой смены тарифа
- Интуитивность и язык интерфейса
- Возможность протестировать все опции (адекватный демо-пакет)
- Оперативность и язык техподдержки
- Функционал (особенно специальные опции)
5. Проводим тестирование, чтобы свести к минимуму форс-мажоры.
6. Обеспечиваем онлайн нетворкинг
Нетворкинг поможет выстраиванию сети личных и профессиональных контактов для решения разного рода задач. Способы, помогающие выстроить нетворкинг между участниками онлайн-мероприятия:
- Чаты трансляций (они входят в инструментарий платформы по умолчанию и обеспечивают видимую активность),
- Мессенджеры (для функционирования необходим модератор или чат-боты помощники; обеспечивает высокий срок жизни коммьюнити),
- Группы в соц. сетях – многофункциональный инструмент, который можно заточить под конкретные задачи организаторов и трансформировать в коммьюнити (дает полную информацию об участниках, возможность поддерживать активность и доверие после ивента),
- Чат-боты – программы, работающие внутри мессенджеров Telegram, VK, FB (очень гибкий инструмент, который может работать как отдельно, так и в связке с предыдущими пунктами),
- Сервисы и приложения (кастомная разработка или конструкторы, которые позволяют организовывать процесс нетворкинга или объединить стрим и общение в единой среде).
7. Добавляем геймификацию: придумываем для участников творческие задания до или после онлайн-события, например, разминки, флешмобы, соревновательные активации, живые голосования, опросы, тесты и др.
8. Интегрируем спонсоров
Интерактивные способы вовлечения участников: видеоролик в перерыве, розыгрыш подарка от партнера, предоставление промокодов и активные ссылки, спецпредложение от партнера, брендирование презентации, благодарность партнеру в эфире, рассылка спецпредложения по базе, ярмарка провайдеров.
9. Анализируем дополнительные возможности (рассылка напоминаний перед трансляцией, размещение партнерских материалов, демонстрация презентационных материалов и их сохранение/скачивание, одновременная трансляция на несколько площадок, закрытые ссылки, брендирование, сохранение и скачивание трансляции, ограничение доступа, сбор статистики, наличие мобильной версии, создание опросов и тестов и т.д.)
10. Оцениваем результат
Какие метрики можно анализировать?
- Конверсия регистраций от количества просмотра приглашений/ лендинговой страницы
- Посещаемость: количество подключений и их продолжительность
- Уровень вовлечения участников
- Количество просмотров записи
- Обратная связь
Подготовка видеоконференции – это сложный и трудоемкий процесс, где необходимо предусмотреть множество технических деталей.
CB Communications Group - квалифицированное коммуникационное агентство, которое занимается подготовкой онлайн мероприятий «под ключ».